Område for programmører
SALDI-source
PHP-kode
Installation af SALDI
Her finder du genveje til sider på internettet, med interesse for
SALDI-brugere.
www.Saldi.dk - Hjemmeside
ftp://ftp.saldi.dk - Fil-server
http://forum.saldi.dk - Brugerforum
Telefonsupport: Tlf 4690 2208
Copyright (C) 2016 DANOSOFT ApS. Base: Version 3.0 May 2016 - - - Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document under the terms of the GNU Free Documentation License, Version 1.3 or any later version published by the Free Software Foundation; with no Invariant Sections, no Front-Cover Texts, and no Back-Cover Texts. A copy of the license is included in the section entitled „GNU Free Documentation License“.
Tip:
Manualen vises bedst med vindue-bredde > 1000px (billedpunkter)
SALDI startes ved at indtaste den relevante genvej i din foretrukne browser. Genvejen fremgår af den email du har modtaget ved tilmelding. Fx. www.saldi.dk/finans, men demoregnskaber ligger på www.saldi.dk/demo.
Husk eventuelt at tillade popups i browseren for ssl2.saldi.dk – hvis der på siden vises teksten ”SALDI åbnes i et nyt vindue”
I loginboksen skrives: 1)regnskabsnavn,2)brugernavn & 3)password.
( 1), 2), 3): Der skelnes her mellem STORE og små bogstaver. )
Når du er logget ind, er dit første regnskabsår oprettet automatisk med indeværende år, som første
regnskabsår.
Hvis du ønsker at ændre datoerne i dit regnskabsår, skal du trykke på
SYSTEMDATA: [Indstillinger] [Regnskabsår].
Her skal du trykke på 1 tallet, som står under ID.
Herefter kan du rette årstallet, og eventuelt også Start/Slut-måneder.
Hovedmenuen består af programmets fem hovedområder, der hver for sig igen er inddelt i tre underområder.
Regnskabets navn står øverst – her: DANOSOFT.
De enkelte menuer i hovedmenuen er beskrevet fuldt ud i manualen, listen herunder er blot en oversigt over, hvad du kan forvente at finde hvor.
Du vælger den ønskede funktion ved at klikke på teksten i menuerne.
Herefter åbnes et nyt vindue eller et nyt faneblad, som arbejdet fortsættes i.
Hvis du holder cursoren over teksten, vil du få en kort beskrivelse.
Hvis der anvendes vinduer i stedet for faneblade, så vær opmærksom på om alle knapper er synlige!
Hvis der er en rullebjælke forneden på en side er vinduet ikke stort nok.
Hver enkelt bruger kan oprette en eller flere kassekladder. Der kan arbejdes med en kladde, indtil den er bogført. Herefter bliver kladden ændret til bogføringsjournaler, og der kan ikke længere rettes i den. En bogført kladde kan kopieres til en ny kassekladde, og således spare bogholderen for en del tastearbejde ved ensartede rutiner, som f.eks. bogføring af lønninger.
Der oprettes en ny kassekladde ved at klikke på teksten Ny helt til højre i toppen af skærmbilledet. Den nye kassekladde får automatisk tildelt et nyt nummer, og den kommer til at tilhøre den bruger, der opretter den. Kassekladder opdeles på skærmen, så de bogførte kladder (altså bogføringsjournaler der kun kan læses) listes under de åbne kassekladder. Med et klik på Vis alle får man listen med alle brugeres kassekladder, mens Vis egne begrænser visningen til kun at vise egne kladder.
Et klik på en af overskrifterne vil give en ny sortering af kladderne.
Felterne i kassekladden
Bemærkning kan benyttes til at give den enkelte kassekladde en bemærkning eller emne, så det er lettere at kende forskel på de enkelte kassekladder, når man skimmer kassekladde-listen igennem.
Kontrolkonto nummer er det unavngivne felt til højre for bemærkningsfeltet. Ved at skrive et kontonummer i dette felt vil bevægelserne på denne konto kunne følges på listen til højre for indtastningsfelterne. Er velegnet til afstemning med bank- og girokonti.
Bilagsnummer tildeles automatisk og fortsættes fra sidst anvendte bilagsnummer fra samme bruger. Det er valgfrit om en postering/modpostering skal ske på en enkelt, to eller flere linjer. En posteringslinje skal minimum indeholde dato, debet- eller kreditkontonummer og beløb. Det er muligt at skrive 0 (nul) som bilagsnummer til posteringer som ikke kræver bilag.
I bilagsfeltet kan også skrives:
| - | (minus) | Linjen slettes |  |
| -> | (slet herfra) | Linjerne inklusiv mellemliggende linjer slettes |  |
| <- | (slet hertil) | ||
| + | (tal) | Der indsættes et antal linjer med samme bilagsnummer. Linjeantallet afgøres af tallet efter '+' Hvis der kun skrives + som bilagsnummer tages værdien fra ovenstående linje + 1 |  |
| += | Hele linjen kopieres. |  |
|
| = | Værdien fra ovenstående linje kopieres. (Kan bruges i alle felter i kassekladden) |
Dato sættes automatisk til dags dato, men kan ændres. Indtast i det samme format, som den automatiske dato vises i - DDMMÅÅ (f.eks. 311214) Hvis der kun skrives dato, anvendes indeværende måned og år.
Bilagstekst er frivillig, men det er nyttigt senere at kunne se, hvad de enkelte posteringer drejer sig om.
D/K feltet benyttes i forbindelse med debitor- og kreditor posteringer. Er feltet tomt, betragtes det efterfølgende kontonummer som et Finanskonto-nummer. Skrives der ”d” eller ”k”, vil det efterfølgende nummer blive tolket som et Debitorkonto-nummer eller et Kreditorkonto-nummer.
Debet og Kredit-felterne er til kontonummeret på den konto, posteringen skal ske på. Afhængigt af koden i D/K vil der være tale om en debitor-, Kreditor- eller Finanskonto.
Ved klik på knappen [Opslag], foretages opslag i hhv. kontoplan, debitor- eller kreditorkartotek, afhængigt af værdien i det foranstående D/K felt.
Fakturanr. benyttes i forbindelse med debitor- og kreditorposteringer. Hvis der angives et fakturanummer og der efterfølgende klikkes på [Opslag] gennemsøges åbne poster for det pågældende fakturanummer. Er der angivet en debitors eller kreditors kontonummer og kode D eller K, søges kun i åbne poster for den konto. Dersom der er oplyst et beløb, søges efter det pågældende beløb.
Beløb indeholder det beløb, der skal bogføres. Hvis man ved simulering eller anden kontrol opdager, at en linje skal bogføres direkte modsat af, hvad der står i kassekladden, så kan man blot sætte minustegn foran beløbet. På den måde bytter kontonumrene i felterne debet og kredit plads, og beløbet bliver igen positivt.
u/m (uden moms) kan benyttes til at bogføre beløb uden moms på konti, der har en momssats tilknyttet.
Hvis der under indstillinger er oprettet afdelinger, valuta eller der er registreret ansatte under stamdata vil disse felter også figurere på kassekladden.
Hvis betalingslister er aktiveret, vil der endvidere være et felt til betalings-id for kreditorposteringer.
Knapper i kassekladden
Når kassekladden lige er åbnet, er der 2 knapper i bunden. [Gem] og [Opslag]. Når kladden er gemt, vises flere muligheder.
[Import] Der kan foretages to typer import i Saldi:
Import af bankposteringer
De fleste netbanker giver mulighed for at eksportere kontobevægelser til en fil. Denne kan importeres i kassekladden.
Klik på [bankimport] og udvælg den pågældende fil. Systemet forsøger selv at beregne formatet og viser et importbillede lignende nedenstående billede.
Udvælg de relevante kolonner hvori data skal importeres, angiv kontonummeret for ”bank” i feltet ”Posteringskonto” og klik på [Vis].
Hvis systemet accepterer de angivne værdier, fremkommer en ny knap [Flyt]. Når der klikkes på denne kopieres data til kassekladden i den valgte orden.
Tips:
Regnskab
I dette punkt vises årets regnskab på skærmen.
Dette er ikke blot en passiv opgørelse, det er et dynamisk værktøj der bruges til, at finde frem til detaljer i regnskabet.
For hver konto er der en linje med primoposteringen i venstre side, regnskabsårets måneder hen over skærmen, og regnskabsårets sammentælling i højre side.
På driftskonti er summen aktiv i de måneder der indeholder posteringer.
Ved at klikke på et af de aktive tal, kommer en lille liste frem.
Listen viser de posteringer, der er grundlaget for den pågældende måneds sum.
I hver linje kan der klikkes på bilagsnummeret i venstre side, og få netop de bilags posteringer vist.
Klikkes der i stedet på tallet under Kladdenr., slås den pågældende kassekladde op i vinduet.
Der er mulighed for at indtaste budgettal. Sidste års tal kan indsættes med tillæg af en selvvalgt procentsats. Budget-tallene kan ses sammen med de realiserede beløb og afvigelsen i procent, i finans-rapporten ”Resultat/budget”.
Der er mulighed for at få vist og udskrevet disse typer af finansrapporter:
Finansrapportens kontokort viser alle de posteringer, der er foretaget på alle konti i det angivne interval og inden for den angivne periode.
Regnskabsrapporten viser ultimo saldo eller saldo til dato for alle konti i det angivne interval og inden for den angivne periode.
Provisionsrapporten giver et periodeafgrænset overblik, over hvor meget den enkelte medarbejdere har optjent, på basis af de indstillinger der er valgt under Indstillinger - > Diverse.
Til brug for revision eller lignende findes kontrolsporet. Her er det muligt at søge efter alt hvad der er bogført. Feltet foroven angiver hvor mange linjer der skal vises per side.
Ordrer er inddelt i 2 niveauer, som er henholdsvis ordrer og faktura.
Hvis ”hurtigfakturering” er slået fra under ”Indstillinger ? Diverse”, vil der endvidere være et niveau for tilbud. I bjælken foroven kan vælges mellem disse niveauer.
Listen kan sorteres ved at klikke på kolonnens navn foroven, og der kan angives søgekriterier i indtastningsfelterne. Hvis alle tilbud som er afgivet i februar måned 2015, skal vises samlet, skrives følgende i datofeltet: 010215:280215, hvorefter der klikkes [OK].
Ved at klikke på linket Visning kan antal, størrelse og benævnelse på felter ændres.
I bunden vises en oversigt over omsætning / dækningsbidrag & dækningsgrad. Ved at klikke på linket i bunden foretages en genberegning og de enkelte ordrer specificeres.
Dækningsbidraget og -graden beregnes ud fra den kostpris der er angivet på varekortet. For afsluttede fakturaer anvendes den eksakte kostpris på varer som er underlagt batchkontrol.
For at oprette en ny ordre, klikkes på Ny i øverste højre hjørne, hvorved der oprettes et nyt tilbud. Dette kan gøres fra alle niveauer.
En ny ordre starter med at indsætte kundedata. Hvis der ikke er kundedata på ordren, åbnes kundelisten automatisk, når der tastes [Enter].
Det er muligt at filtrere på kundedata, ved at udfylde et af felterne til venstre (dog ikke kunde ordrenummer). Hvis der f.eks. i Firmanavn skrives dan, vises kun den kunde hvor firmanavnet starte med ”dan” og hvis der skrives *soft vises alle kunder hvor ”soft” indgår i navnet. Tilsvarende er gældende for de øvrige felter.
For at indsætte den ønskede kunde, klikkes der på kundenummeret. Kundelistens indhold kan sorteres ved at klikke på en af listens overskrifter. Hvis kunden ikke er i listen får man adgang til at oprette en ny kunde ved at klikke på Ny i topbjælken.
De fleste af felterne i den øverste del af skærmen vil være udfyldt med de oplysninger, der er indskrevet på kundens stamblad.
For at skifte kunde klikkes i feltet 'Kontonr.' og derefter på [Opslag]
Udskrivning kan ske til:
Hvis der er tale om et abonnement, kan der indsættes en dato for næste faktura i feltet ”Genfakt” Det vil herefter være muligt at fremkalde fakturaer der skal genfaktureres på ordreoversigten.
Under firmaoplysninger findes varelinjerne.
Der vil altid optræde mindste en tom varelinje, som kan benyttes til nye posteringer. Indtast varenummeret på den ønskede vare, og tast [Enter]. Herved indsættes den ønskede vare, og der fremkommer en ny tom
varelinje nedenunder.
Hvis varenummeret ikke kendes, kommer et tomt varekort frem.
Hvis varen ikke findes i varelisten, gives der adgang til at oprette en ny vare ved at klikke på Ny.
Ellers klikkes på varenummeret og varen indsættes.
Bemærk – der skal være oprettet minimum én vare på ordren, før den kan faktureres.
Hvis ikke der ønskes et varekartotek, anbefales det at oprette en vare med et punktum eller lignende som varenummer og vareteksten ”Standardvare”. Denne vare må ikke være lagerført. Fremover skal der sættes et punktum i varenummerfeltet, og varetekst og pris rettes til det ønskede.
Hvis der ikke er noget varenummer, men der skrives en tekst i beskrivelsesfeltet, opfattes linjen som en kommentarlinje.
Der kan bruges følgende datovariabler på ordrelinjer.
| $maaned | Viser faktureringsmåned. Kan efterfølges af et et tal f.eks. +3 viser den 3. måned efter faktureringsmåneden. |
| $kvartal | Viser faktureringskvartal. |
| $ultimo | Viser den sidste dag i måneden. |
| $aar | Viser året. |
Eksempel: ”01.$maaned+1.$aar - $ultimo.$maaned+6.$aar” giver teksten ”01.09.2015 – 28.02.2016” hvis faktureringsdatoen er den 31.08.2015. $ultimo fungerer kun i sammenhæng med $maaned.
En linje slettes ved at ændre pos.nr. til et minus.
Rækkefølgen af linjer kan ændres ved at rette pos. nr.
Hvis der skal udskrives, klikkes på [Udskriv], og udskriften genereres eller sendes som mail.
Hvis tilbud er aktiveret og tilbuddet er accepteret, sættes flueben i feltet Godkend efterfulgt af [Enter]. Herved ændres status fra tilbud til ordre. Herefter klikkes på [Levér] og varene registreres som leveret og lageret nedskrives med antallet, såfremt varen er lagerført.
Hvis tilbud ikke er aktiveret, vises feltet levér ikke. For lagerførte varer sker leveringsregistrering automatisk ved fakturering.
[Fakturér] Klik på denne afslutter ordren. Når den er faktureret kan den ikke længere ændres.
Fakturadato sættes til dags dato.
Hvis der ønskes en anden fakturadato, skal der tastes [Enter] en ekstra gang inden der trykkes på
[Fakturér], så fremkommer der et faktura datofelt, hvor datoen kan rettes.
Når ordren er faktureret låses den.
Det er dog stadig muligt at rette e-mail, Udskriv til og Genfaktureringsdatoen. Genfaktureringsdatoen kan slettes ved at ændre datoen og indsætte et minus. Gem ændringerne ved at klikke på [OK]
[Kopier] kopierer ordren til en ny åben ordre.
[Udskriv] giver nu en faktura. Der er ligeledes mulighed for at kopiere eller kreditere en ordre.
[Kreditér] Hvis en faktura skal krediteres, åbnes fakturaen og der trykkes på [Kreditér] i bunden af vinduet. Fakturaen genereres som en kreditnota, tryk herefter på [Gem] og indsæt en dato på kreditnotaen, tryk på [Kreditér] igen.
Skærmen åbnes med en liste over de eksisterende kundekonti.
Der kan vælges en kunde fra listen, ved at trykke på kontonummeret. Man kan redigere i en eksisterende kundes kontokort.
For at oprette en ny kundekonto klikkes der på Ny øverst i højre hjørne.
Hvis der er oprettet flere debitorgrupper kan man ved klik på Visning vælge hvilke grupper der skal vises på oversigten.
Der er på hver kunde en mulighed for at lave en tilknytning til en debitorgruppe. Disse oprettes under Systemdata og Indstillinger.
En debitorgruppe er tilknyttet såvel en moms- som en samlekonto, og alle kunder, der tilknyttes gruppen overtager automatisk disse oplysninger.
Herudover kan der tilknyttes en kundeansvarlig, under Indstillinger → Diverse, som er den medarbejder der har ansvaret for kundeforholdet og som modtager provision af salg til kunden.
Under feltet til bemærkninger kan der oprettes en eller flere kontaktpersoner i kundens firma. Er der oprettet flere kontaktpersoner kan rækkefølgen af dem ændres, ved at redigere deres nummer og klikke på [Gem/Opdater].
Alle rapporter udskrives på skærmen. Herfra kan de udskrives til printer med CTRL + P
Der kan vælges mellem [Åbne poster] og [Kontokort]. Begge typer kan afgrænses til udvalgte debitorer og udvalgte måneder.
Rapporterne bygger på de oplysninger, der er blevet bogført via en kassekladde.
Knappen [Top 100] giver en liste over de 100 største kunder.
Åbne poster
Rapporten Åbne poster giver et overblik over ubetalte fakturaer.
Fakturaerne inddeler sig i tidsintervaller.
Ved at klikke på kontonummeret til venstre, åbnes et kontoudtog for den enkelte kunde.
Her er der mulighed for at sende kontoudtog pr. email – eller at generere et eller flere rykkerbreve. Hvis saldoen på en konto er 0, vil beløber være understreget, og kan udlignes ved at klikke på beløbet. Derefter vil kontoen forsvinde fra oversigten.
For at sende et kontoudtog per e-mail, afmærkes de ønskede modtagere i kolonnen til højre og der klikkes på [Mail kontoudtog]
For at udskrive rykkerbrev(e), afmærkes de ønskede modtagere i kolonnen til højre og der klikkes på [Udskriv rykker] hvilket danner et PDF dokument som kan udskrives eller sendes per mail.
[Ryk alle] er en automatiseret funktion, som genererer en rykker til alle, hvor forfaldsdagen er overskredet med det antal dage som er angivet under ”Indstillinger ? Diverse”.
Betalte rykkere slettes, ubetalte bogføres og der genereres ny rykker på næste niveau for disse.
Mail kontoudtog viser en liste med kontoudtog for de ønskede modtagere. Hvis kundens stamkort indeholder en e-mail adresse, vil denne stå i feltet email til:, ellers kan denne skrives manuelt.
Klik på [Send mail(s)] for, at udsende de viste kontoudtog.
[Udskriv rykker] danner et eller flere rykkerbreve.
Hvis du krydser af i [udskriv rykker], dannes rykkerbreve for de afmærkede kundekonti. Disse vil herefter være synlige under overskriften Rykkeroversigt.
Man kan vælge at slette, (gen)udskrive eller bogføre.
Ved at klikke på rykkerens løbenummer gives mulighed for, at ændre den valgte rykker.
Når en rykker bogføres, overføres den til [Hent ordrer] i kassekladden, hvor den endelige bogføring foretages.
Leverandørordrer har næsten samme fremgangsmåde som ved oprettelse af kundeordrer. Her er det muligt at indsætte varer uden at der er valgt en leverandør. Systemet vil så automatisk vælge den primære leverandør af den pågældende vare.
Der startes med et indkøbsforslag som godkendes ved, at afmærke feltet ”Godkend” Herefter vil der fremkomme en ny knap [Modtag]. Når der klikkes på denne knap lægges varerne på lager (hvis der er tale om en lagervarer).
Serienumre: Hvis en handelsvare har afkrydsning i feltet Serienr, skal knappen [Serienr] for enden af varelinien benyttes og samtlige enheders serienummer indtastes i tabellen, da der ellers ikke kan ske en registrering af, at varerne er blevet modtaget.
Når alle linjer er udfyldt, klikkes på [Modtag]. Herefter kan der ikke længere rettes i varens serienummer.
Bemærk at alt fra leverandørens faktura, inkl. fragt og gebyrer, skal indtastets.
Når total og momsbeløb stemmer med leverandørens faktura, afmærkes feltet Dan lev. fakt. hvorved der fremkommer et nyt felt, Fakturanr. Heri skrives fakturanummeret fra og der klikkes på [Bogfør].
Så er leverandørordren afsluttet og låst.
Leverandørkonti er næsten magen til oprettelse af kundekonti.
Du starter med en leverandørliste på skærmen. I den kan du i toppen til højre vælge Ny for at oprette, eller du kan klikke på et leverandørnummer for at rette i vedkommendes stamdata.
De enkelte felter giver selvforklarende tip, ved at holde musen henover.
Når du er færdig, og har klikket på [Gem/Opdater] kan du i toppen af skærmen klikke på teksten Ny for at oprette en ny kunde eller Luk for at afslutte.
Der kan vælges mellem
Som ved debitorrapporter kan konti i balance udlignes ved at klikke på beløbsfeltet, i både åben post og kontokort.
Det er muligt med Saldi at styre et eller flere traditionelle lagre.
De enkelte lagre oprettes under Systemdata, Indstillinger, Lagre. Ved varekøb og -salg, anvendes det lager der hører til den afdeling hvor brugeren som har oprettet ordren er tilknyttet.
Der kan ændres på sorteringen af varelisten ved at klikke på overskrifterne, ligesom der kan søges i varer ved at benytte søgefelterne.
Varemodtagelse er beregnet på virksomheder som anvender stregkoder til varehåndtering. Ved åbning placeres cursoren automatisk i feltet for varenummer. Ved indscanning af stregkode, slås op i de åbne indkøbsordrer og her findes det bestilte antal, som skrives i feltet ”antal”. Hvis antallet stemmer, skal brugeren blot scanne næste vare. Ellers rettes antallet. Når partiet er modtaget, afslutter brugeren handlingen og varerne er indskrevet på lager.
Varerapporten giver et overblik over solgte varer.
For varer som er underlagt batchkontrol viser rapporten endvidere hvilke købsordrer der er knytter til de solgte varer.
Her gives et billede af lagerbeholdning og lagerværdi på en given dato.
For hver vare vises hvor mange enheder der til dato er købt og solgt, lagerværdien af købsprisen samt
lagerværdien at salgsprisen.
For batchkontrollerede varer er købsprisen den reelle købspris for de varer som ligger på lager. Ellers er købsprisen en gennemsnitlig købspris for den pågældende vare. Salgsprisen er altid den salgspris som fremgår af varekortet for den enkelte vare.
Ved at klikke på varenummeret åbnes en liste over alle de købs- og salgsordrer som den pågældende vare indgår i.
Hvis datoen er ”00-00-” betyder det at ordren ikke er afsluttet. De enkelte ordrer kan åbnes ved at klikke på ordrenummeret.
Kontoplanen er hjertet i ethvert regnskab. Du kan som minimum nøjes med at have en konto for indtægter og en anden for udgifter.
Det er god praksis at lade kontonumrene springe med store intervaller, så der er plads til senere at indskyde nye konti efter behov. Du kan oprette en ny konto ved at klikke på [Ny] til højre i toppen af skærmen, mens du kan ændre en eksisterende konto ved at klikke på kontonummeret i kontoplanen.
Finanskonti kan opdeles i følgende fem typer, hvoraf de sidste to (Overskriftskonti og Sideskift), kun har en visuel funktion, at øge overblikket over kontoplanen.
Driftskonti er de konti, der normalt posteres på.
En driftskonto kan tilknyttes en eller ingen momskonto, hvorefter der automatisk beregnes moms ved bogføringen.
Momsen for de forskellige momstyper bogføres på den momskonto, der er sat op under indstillinger → Moms.
Det er muligt at tilknytte en genvejstast, så man blot kan angive et bogstav ved bogføring, så finder systemet selv det relevante kontonummer.
Hvis der har været bogført på en konto i regnskabsåret, kan den ikke slettes, men den kan lukkes så der ikke kan bogføres på den, ligesom den ikke vil være synlig ved kontoopslag.
En status- eller balancekonto beskriver selskabets økonomiske status. Bank, kasse, lagerværdi eller gæld til kreditorer opføres på statuskonti.
Saldoen på de enkelte statuskonti overføres som primotal ved oprettelse af nyt regnskabsår, mens summen af alle driftskonti overføres til en valgfri statuskonto.
Der kan bogføres på en statuskonto, typisk skal et varekøb modregnes på banken, beløb skal kunne flyttes fra kasse til bank osv.
Det er også her muligt at tilknytte en genvejstast, så man blot kan angive et bogstav ved bogføring, så finder systemet selv det relevante kontonummer.
En sumkonto kan sammentælle beløbene fra en række drifts- og statuskonti.
Den vil altid sammentælle alle konti i området fra det kontonummer der angives ved ”Konto fra” til sumkontoens eget kontonummer.
Det er derfor vigtigt, at alle driftskonti er organiseret på en hensigtsmæssig måde, eksempelvis med vareforbrugskonti i området 12000 – 12496 og sumkontoen for indtægterne som f.eks. konto 12497. En sumkonto optæller aldrig andre sumkontis indhold. Det er derfor muligt at indlægge sumkonti på de steder, man måtte ønske det, så man kan få let adgang til de sammentællinger, der er brug for.
Disse konti optræder spredt ned gennem kontoplanen. Deres eneste formål er, at gøre regnskabets opdeling tydeligere.
Kontoens sideskift har ikke anden anvendelse end at den fortæller finansrapporten hvor der skilles mellem resultat og balance. Samt at den bruges til overførsel at resultat ved årsafslutning. Der kan kun være én sideskift-konto og denne vil typisk blive placeret umiddelbart under samlekontoen ”Årets resultat”.
Ud over selve kontoplanen er der en række andre oplysninger til regnskabssystemet, som skal være på plads, men som sjældent senere skal ændres. Denne type oplysninger er samlet under Indstillinger. Disse undermenuer er beskrevet nedenfor.
Det er muligt at arbejde med flere momssatser for såvel salgsmoms som købsmoms.
For hver sats skal man oplyse en ledetekst, den (moms-) konto, momsen skal bogføres på, og satsen i procent.
Når der i en kassekladde bogføres på en driftskonto, der har tilknyttet en momssats, vil der automatisk blive trukket moms af det indtastede beløb, og denne moms, vil blive overført til satsens momskonto.
Du skal være opmærksom på, at der ikke kan oprettes debitor- og kreditorgrupper uden angivelse af en momskode.
Har du kunder, der ikke skal betale moms, er du derfor nødt til at oprette en momssats på 0%.
Der er følgende fire hovedgrupper under gruppen Moms:
Eller udgående moms. Her angives %-satsen på salgsmomsen samt det kontonummer opkrævet salgsmoms skal bogføres på. Der kan oprettes et ubegrænset antal.
Eller indgående moms. Her angives %-satsen på købsmomsen samt det kontonummer betalt købsmoms skal bogføres på. Der kan oprettes et ubegrænset antal.
Ved varekøb i udlandet, skal der afregnes dansk moms. Denne moms skal angives særskilt, ved momsangivelse. Samtidig kan momsen trækkes fra som købsmoms, således at resultatet bliver 0.
Her angives hvilke konti der skal medgå i momsrapporten.
Her kan opsættes og rettes i debitor og kreditorgrupper. De enkelte grupper indeholder følgende oplysninger om gruppens medlemmer:
Er den momskonto, hvor gruppens moms skal konteres. Det kan være nødvendigt
at oprette en momssats på 0%, hvis der er kunder eller kreditorer, som ikke skal have afregnet moms.
Samlekonto er en status-konto for gruppens gæld eller tilgodehavende.
Er kontoen, der benyttes til udligning af åbne poster. Dette vil typisk være kontonummeret på en bankkonto. Du kan tilknytte en debitorgruppe på de enkelte kundekonti, ligesom du kan sætte en kreditorgruppe på hver enkelt leverandørkonto. På den måde definerer du både statuskonto og momssats for kunden eller leverandøren.
Beskriver hvilken valuta gruppen, som udgangspunkt, anvender ved fakturering / indkøb.
Beskriver hvilket sprog der, som udgangspunkt, anvendes ved fakturering.
Her kan indsættes en rabatprocent, som per automatisk vil blive anvendt ved oprettelse at ordrer til den pågældende kundegruppe.
I dette felt kan angives hvor stor en procentdel af dækningsbidraget der skal anvendes ved provisionsberegning til denne kundegruppe.
(Business to business)
Afmærkes dette felt vil der ved fakturering til denne gruppe blive anvendt priser fra B2B feltet på varekortet.
(Omvendt betalingspligt)
Afmærk her hvis kunden er omfattet af reglerne for omvendt betalingspligt. Ved salg af 'OB' markerede varer til denne gruppe vil der ikke blive opkrævet moms.
Her kan opsættes et ubegrænset antal afdelinger, som kan vælges under kontering i kassekladden samt på indkøbs og salgsordrer. På den måde kan indtægter og omkostninger fordeles på de enkelte afdelinger.
Også medarbejdere kan tilknyttes en afdeling. Herefter vil indkøb og fakturering automatisk blive konteret på vedkommendes afdeling.
Her kan opsættes et ubegrænset antal projekter, som kan vælges under kontering i kassekladden samt på indkøbs og salgsordrer. På den måde kan indtægter og omkostninger fordeles på de enkelte projekter.
Her kan opsættes lagre, som tilknyttes de respektive afdelinger. Indkøb og salg af lagervarer bindes til det lager, som hører til den afdeling, den enkelte medarbejder er tilknyttet.
Her kan opsættes et ubegrænset antal varegrupper.
På hver enkelt gruppe kan man registrere følgende oplysninger:
Her kan man have flere varer tilknyttet til samme prisgruppe.
Her kan man have flere varer tilknyttet til samme tilbudsgruppe.
Her kan man have flere varer tilknyttet til samme rabatgruppe.
Dette er blot et fortløbende nummer på varegrupperne. Der refereres til nummeret fra de enkelte varer.
Beskrivelse af gruppen.
Er nummeret på den statuskonto, der bruges til at registrere tilgang til lageret. Skal kun anvendes i forbindelse med lagerførte varer.
Er statuskontoen, der registrerer afgang fra lageret. Skal kun anvendes i forbindelse med lagerførte varer.
Er den konto, hvor varekøb registreres. Når lagerførte varer sælges, føres deres værdi automatisk fra konto Lagertræk til konto Varekøb.
Er den konto, hvor varesalg registreres.
Benyttes til at registrere tab og vind på lageret. Skal kun anvendes i forbindelse med lagerførte varer.
Angiver en maksimal rabat der må gives på varer i denne varegruppe. Værdien heri står over rabatsatsen i debitorgrupper.
Markerer at varer i denne gruppe er omfattet af reglen om omvendt betalingspligt. Ved køb/salg af varer fra denne gruppe fra/ til leverandører/kunder som er omfattet af reglen, bliver varen ikke pålagt moms. Se her hvordan der bogføres: Opslagstavlen
Giver mulighed for at bestemme, om varen udløser moms eller ej. Momskontoen og -satsen er bestemt af den momssats, der er tilknyttet til kontoen Varesalg.
Markerer, om der er tale om en egentlig vare eller en ydelse. Der kan oprettes et ubegrænset antal brugere. Hver bruger kan derefter tildeles de ønskede rettigheder. Der kan dog være begrænsninger i antal brugere på visse udgaver af Saldi, som benyttes via webtjenester. Samtidig kan der oprettes binding til ansatte, således at den rette person automatisk vælges ved oprettelse af købs og salgsordrer.
Kan kun anvendes ved lagerførte varer. Når dette felt er afmærket, skabes der sammenhæng mellem alle købs og salgsordrer, således at det altid er muligt at genfinde den eksakte købsordre til enhver salgsordre.
Samtidig sikres at regnskabets lagerbeholdning er i overensstemmelse med varelagerets købsværdi.
Angiver at der ikke er tale om en operation og ikke en fysisk vare. Dette felt anvendes bl.a. i produktionsvirksomheder.
Der kan oprettes et ubegrænset antal valutaer.
Ny valuta oprettes ved at klikke på ”Tilføj ny valuta”.
Her kan vælges mellem relevante valutaer.
Kontonummeret bruges til de øredifferencer der opstår
ved omregning mellen DKK og den valgte valuta
Når valutaen er tilføjet indskrives kursen og den dato hvorfra kursen er gældende. Ved kursændringer tilføjes en ny dato, således at systemet altid har den rette kurs for et givet tidsrum.
Når der inddateres beløb i fremmed valuta, benyttes systemets aktuelle kurs, men kursen/kursværden for den individuelle post kan kalibreres?
Der kan oprettes et ubegrænset antal brugere. Hver bruger kan derefter tildeles de ønskede rettigheder.
Samtidig kan der oprettes binding til ansatte, således at den rette person automatisk
vælges ved oprettelse at købs- og salgsordrer.
Her oprettes regnskabsår, og der kan indsættes åbningssaldi for 1. regnskabsår.
Ved at klikke på regnskabsårets ID åbnes regnskabsåret for opdatering af primotal og oprettelse af nye regnskabsår. Der kan kun bogføres i aktive regnskabsår.
Et regnskabsår aktiveres ved at klikke på ”Sæt aktivt” til højre
De værdier der skal angives for 1. regnskabsår er:
| Startmåned: | 1. måned i 1. regnskabsår. 1. måned svarer til januar. |
| Startår: | Det år regnskabsåret starter. |
| Slutmåned: | Den måned hvor regnskabsåret slutter. |
| Slutår: | Det år hvor regnskabsåret slutter. |
| 1. faktnr: | Nummeret på den første faktura der udskrives. |
| 1. modt.nr.: | Varemodtagelser, for varer til videresalg, bilagføres med fortløbende numre. |
| Undlad bilagsnr. til fakt.: | Ved afmærkning af dette felt, vil der ikke blive anvendt bilagsnumre, til udgående fakturaer. |
| Brug faktnr som bilagsnr.: | Her angives om fakturanummeret skal anvendes som bilagsnr. Dette felt kan ikke anvendes, hvis ”Undlad bilagsnr til fakt” er afmærket. |
| Brug modt. nr som bilagsnr.: | Her angives om modtagelsesnummer skal anvendes som bilagsnr. |
Beløbsfelterne under debet og kredit udfyldes med relevante åbningstal. Summen skal være ens i de to kolonner, for at regnskabet stemmer. Åbningstallene kan efter reguleres, og der kan godt bogføres, selvom disse ikke stemmer.
For at oprette et nyt regnskabsår, åbnes det seneste regnskabsår, ved at klikke på regnskabsårets nummer.
Ved oprettelse af regnskabsår, ud over det 1. er der mulighed for at overføre ultimosaldi til en anden statuskonto.
Ligeledes er det muligt at overføre summen af driftskonti (resultatet) til en statuskonto.
Hvis der i forbindelse med et årsskifte, er skiftet kontoplan, vil man også her kunne overføre diverse saldi til de relevante nye konti.
Startmåned og -år vil altid være måneden efter det foregående regnskabsår. Slutmåned og -år er valgfrit.
Hvis der posteres i et gammelt regnskabsår skal efterfølgende regnskabsår opdateres.
Under stamdata angives virksomhedens stamdata, samt stamdata for medarbejdere.
Disse informationer danner basis for teksten på tilbud, ordrer, fakturaer & rykkere.
PBS Kreditornr. anvendes hvis der er en aftale med PBS
FI kreditornr. anvendes til at generere FI betalingskode 71.
Ved at klikke på Ny medarbejder åbnes stamkort for ansatte.
Feltet initialer bruges til at danne binding til brugernavn i menupunktet ”brugere”
Hvis den ansatte er provisionslønnet kan der indskrives en provisionssats for hver kundegruppe.
Begrebet formularer dækker over en række forskellige udseender af udskrifter.
Det er i denne skærm, du kan redigere udseende af tilbud, ordrebekræftelser, følgesedler, kreditnotaer, fakturaer og rykkerbreve.
Du kan også redigere emne og følgetekst til brug ved udsendelse pr. e-mail.
Den enkelte formular er sammensat af tre arter: Linier (= streger og logo), Tekster og Ordrelinier.
Alle tal for koordinater er i mm, som for X måles fra venstre kant og for Y fra bunden af papiret.
Øverst til højre finder du en knap [Upload] som giver dig mulighed for at overføre filer til Saldi:
jpg / eps fil til logo og PDF fil til baggrund
Logoet skal være i formatet .eps (encapsulated postscript) eller .jpg. Filstørrelsen er begrænset efter type.
Du kan eventuelt anvende det frie grafikprogram Gimp til at fremstille eller konvertere logoet.
Øverst til højre findes ligeledes [Sprog]. Ved at klikke på dette link, får man mulighed for at oprette et alternativt sprog til formularers tekster.
(Ikke at forveksle med Indstillinger→ Diverse→ Sprog, som er sproget som benyttes i programmet)
I bunden af skærmen findes linket, Genindlæs standardformularer. Ved at klikke på dette link, bliver standardformularene indlæst, og overskriver de eksisterende formularer.
Nyhed 2016:
Her findes også ikke et link Indlæs fra Formulargenerator (LO)
hvilket er en importfunktion angående formularer, designet i Libre Office’s tegneprogram draw.
Alle formulartyper redigeres i et LibreOffice draw dokument med navnet: „Saldi_formularer.odg“
Når designet er færdigt, gemmes i LO en ”exportfil” med navnet: „Saldi_formularer.fodg“ som du i SALDI skal udpege som ”importfil” der uploades til serveren. Ud fra dens indhold kan du nu indlæse en eller alle formularer.
Er der behov derfor, kan du i Saldi’s formular-redigering finafpudse placeringer og indhold.
Dette er endnu ikke implementeret i Danosoft-SALDI (nov. 2017), men kan benyttes, hvis man selv har adgang til fil-upload i systemet.
(Grafiske streger)
Dette valg giver dig adgang til at placere dit logo og tegne linjer i dit layout.
I eksemplet th. tegnes en vandret linje, der starter 26 mm inde og 255 mm oppe på papiret. Den rækker vandret til det punkt, der er 184 mm inde fra venstre kant, og er altså 184 – 26 mm = 158 mm lang. Stregens bredde er på 1 billedpunkt.
Farven følger dette farveskema: http://saldi.dk/dok/palette.pdf
Brug nummeret fra skemaet uden mellemrum eller punktummer.
F.eks. skrives den grumme farve som ses nederst til højre på farveskemaet som 17083000.
Foranstillede nuller kan udelades. Farve nr. 0 er sort.
Her definerer du faste tekster i layoutet.
Der er tale om to typer tekster, nemlig faste tekster og det indhold, som variabler i programmet måtte have. Fordelen ved at bruge variabler som $eget firmanavn er, at du slipper for at rette alle dine formularer igennem, hvis der ændres i firmaets stamoplysninger.
Når du indsætter et variabelnavn, kommer der automatisk et mellemrum efter variablens indhold og den næste tekst. For at undertrykke dette mellemrum, kan du afslutte variabelnavnet med et semikolon.
Det er fx. relevant, hvis du vil indsætte teksten Momssats 25% på en faktura. Her vil kodningen skulle være Momssats $ordre_momssats;% moms.
Du kan få en oversigt tilgængelige variabler, ved at åbne listen helt til venstre i linjen.
Det valgte variabelnavn vil blive flyttet ind i linjens tekstfelt, når du klikker på Opdater, men du kan også vælge selv at kopiere det ind. Bemærk at listens indhold af variabelnavne varierer med typen af layout.
Kolonneoverskrifter er ikke vist i billedet, men de enkelte felter i hver linje er:
| <BLANK> | (Feltvalg) Her kan du slå op i de mulige variabelnavne |
| Tekst | I dette felt kan du skrive en blanding af tekster og variabelnavne. |
| X: | Afstand i mm fra venstre kant af papiret. |
| Y. | Afstand i mm fra bunden af papiret. |
| Højde: | Teksthøjde i punkter. |
| Farve: | Farvekode. Nummer nul er farven sort. Tekst farver følger farveskemaet nævnt under linier. |
| Just.: | Tekstens justering i feltet. Mulighederne er Venstre-, Centreret- eller Højrejusteret. |
| Font: | Det er muligt at anvende skriftsnit med fødder Times eller uden Helvetica |
| Side: | Vælg her, hvilke sider teksten skal udskrives på. Mulighederne er: • A: Alle sider • 1: Kun første side, eksempelvis kundens navn og adresse på en faktura. • S: Kun på sidste side, eksempelvis total og betalingsvilkår på faktura. • !S: Ikke på sidste side. Velegnet til tekster som ”fortsættes. . .“ |
| Fed: | Fremhævet skriftsnit. |
| Kursiv: | Kursiv (italic) skriftsnit. |
Du skal starte med at definere, hvor langt nede på siden dine ordrelinjer skal starte, hvor mange, der er plads til på en side. Der er en tæt sammenhæng mellem denne oplysning, og de tekster, du fast udskriver på siderne.
Afstanden mellem linierne er en ekstra afstand i forhold til et almindeligt linjeskift. Jo større tal, jo større linjeafstand.
I ordrelinjerne kan du ikke selv definere teksterne, her har du alene adgang til at bruge de oplysninger, der bliver indtastet på selve ordren, når du opretter et tilbud eller en ordre.
(indstillinger)
Under overskriften diverse findes en række indstillingsmuligheder.
Her ændres navnet på regnskabet. Bemærk at når navnet ændres, skal det nye navn bruges ved login.
Valgene her er kun aktuelle, hvis man har ansatte som provisionsaflønnes. Bemærk at feltet ”kilde for kostpris” kun har relevans for varer med batchkontrol.
Her kan vælges om Saldi skal anvende popupvinduer til åbning af de forskellige skærmbilleder eller om alt skal køre i samme vindue. Fordelen ved at anvende popup er at man kan have flere vinduer åbne på samme tid. Ulempen er at det kan virke forvirrende for nye brugere. Hvis popupvinduer anvendes, anbefales det kraftigt at indstille sin browser til at åbne popupvinduer i faneblade. Under popup indstillinger skrives de javascript parametre som passer til ens system.
Her er en række valg som kan foretages i forbindelse med indkøbs og salgsordrer. Hold musen over teksten på formularen for at få uddybet de enkelte punkter.
Hvis der angives et brugernavn og en mailadresse her, vil pågældende modtage en mail om at der skal rykkes, når betalingsfristen er overskredet med det nedenfor angivne antal dage.
Her kan vælges:
Bilag kan håndteres enten internt (Kun ved hosting hos saldi.dk og mod genyr) eller på egen FTP server. Ved intern opbevaring er det muligt at maile bilag til en pulje som kan kan åbnes og vedhæftes fra kassekladden.
Ved både intern opbevaring og egen FTP er det muligt at vedhæfte scannede bilag til kassekladde og debitor historik. Hvis de relevante felter er udfyldt, fremkommer en clips på kassekladde og historik, til formålet.
Ved udligning at åbne poster kan der forekomme øredifferencer. Hvis afvigelsen ligger indenfor den her angivne tolerance, vil det alligevel være muligt at udligne disse på den enkelte kunde / leverandørs kontokort.
Differencen bliver posteret på det angivne kontonummer.
Ved at aktivere massefakturering får man mulighed for at fakturere alle ordrer i én arbejdsgang. Som udgangspunkt vil kun ordrer hvor alt kan leveres blive faktureret.
Hvis feltet ”Medtag delleverancer” er afmærket delleveres de ordrer, hvor en delmængde kan leveres, hvis ordredatoen er overskredet med det antal dage som skrives i nederste felt.
Denne sektion er kun delvist integreret. På længere sigt vil det blive muligt at vælge mellem forskellige sprog til hele systemet. Indtil videre er muligheden begrænset til at ændre teksterne på enkelte dele af systemet ved at klikke på linket Dansk.
Her kan kontoplanen eksporteres og der kan importeres en ny kontoplan. Import kan kun gøres i regnskabsår, hvor der ikke har været bogført.
Her kan debitorlisten eksporteres og der kan importeres debitorer. Listen skal være i et komma, semikolon eller tabulatorsepareret format.
Når der klikkes på feltet ”Sikkerhedskopi” i hovedmenuen, genereres en sikkerhedskopi, på serveren. Ved at klikke på linket Gem sikkerhedskopi får du mulighed for at gemme sikkerhedskopien på din egen PC.
Linket Indlæs sikkerhedskopi i øverste højre hjørne, giver mulighed for at indlæse en tidligere gemt sikkerhedskopi.
For at indlæse en sikkerhedskopi, skal denne først findes. Dette gøres ved at klikke på knappen til højre for tekstfeltet og udpege den relevante sikkerhedskopi. Teksten på knappen er afhænger af operativsystem og browser. Herefter klikkes på knappen [Indlæs] hvorefter der kommer to advarsler og sikkerhedskopien indlæses.
ADVARSEL: Når sikkerhedskopi indlæses, overskrives det eksisterende regnskab, med sikkerhedskopien. Handlingen kan ikke fortrydes.
Efter sikkerhedskopien er indlæst, skal man logge ud af regnskabet, og ind igen.
Browservalg. Saldi er skrevet til at kunne anvendes med de fleste gængse browsere på markedet, og er oprindeligt testet med Konqueror ver. 3.5, Firefox ver. 3, Opera ver. 9 samt Internet Explorer ver 7 (IE7).
Nu næsten 10 år senere, overholder alle populære browsere de nødvendige standarder, så de kan benyttes til SALDI. Der er dog nogle forhold som skal være indstillet hensigtsmæssigt.
A. Nye vinduer kan vises i faneblad eller popup vindue. Tillad popup-vinduer for <serveradressen>
B. Indstil din browser til at åbne popupvinduer i faneblade for at bevare overblikket.
C. Afvikling af Javascript, skal være tilladt, for <serveradressen>.
Aktuelle Danosoft <serveradresser>: http://www.saldi.dk og https://www.ssl2.saldi.dk
I Saldi’s åbningsvindue, tilbydes yderligere vejledning for browserne: Internet Explorer og Konqueror
Firewall. Din PC’s internetbeskyttelse, kan give anledning til problemer. Hvis du støder ind i situationer, hvor der ikke sker noget, mangler noget, eller der kommer fejlmeldinger ang. forhindret adgang, skal du i dit antivirus program indstille regler for: tillad adgang til <serveradressen> (http://www.saldi.dk)
Ad-blocker. En anden kilde til problemer med visning af program-objekter, er hvis din browser har aktiveret en „reklame-blokering“. Hvis du oplever situationer, hvor der mangler noget, skal du i din browser fjerne/deaktivere en sådan extension, eller hvis den tillader det, indstille din SALDI-server som en undtagelse.
— — — — — — — — — — —
Hjælpekilder:
I kontortid: Telefonsupport: Tlf 4690 2208
Døgnbetjening: SALDI brugerforum: http://forum.saldi.dk
Se også: Forside - Selvstudie
